Ja. Das geht, es ist legal, und wir machen es jeden Monat.

Was kaum jemand erklärt: Hinter der kurzen Antwort stecken vier Entscheidungen, die nichts miteinander zu tun haben — Sozialversicherung, Lohnsteuereinbehalt, Betriebsstätte und Arbeitsrecht —, und der typische Fehler besteht darin, sie wie eine einzige zu behandeln. Wer das Unternehmen bei der spanischen Sozialversicherung anmeldet und dann aus Gewohnheit IRPF einbehält, „weil das jedes spanische Unternehmen so macht“, hat gerade eine steuerliche Entscheidung getroffen, ohne es zu merken. Und wer einen EOR beauftragt, weil er sich damit gegen eine Betriebsstätte abgesichert glaubt, hat eine Sicherheit gekauft, die der EOR gar nicht verkaufen kann.

Gehen wir der Reihe nach vor, in der Reihenfolge, in der die Entscheidungen fallen müssen.

1. Was ein ausländischer Arbeitgeber ohne Niederlassung rechtlich ist

Die Figur ist nichts Exotisches. Art. 21 Abs. 1 der Verordnung (EG) 987/2009 verpflichtet einen Arbeitgeber mit Sitz außerhalb des zuständigen Staates, die sozialversicherungsrechtlichen Pflichten dieses Staates so zu erfüllen, als hätte er dort seinen Sitz. Für Arbeitgeber außerhalb der EU ergibt sich dasselbe aus dem spanischen Recht: Wer jemanden beschäftigt, der in Spanien arbeitet, meldet sich hier als Arbeitgeber an und zahlt hier Beiträge.

In der Praxis sieht der Weg so aus:

Nichts davon macht die ausländische Gesellschaft in Spanien mit einer Betriebsstätte körperschaftsteuerpflichtig (Impuesto sobre la Renta de No Residentes). Darauf kommen wir zurück, denn genau hier entstehen die meisten Missverständnisse.

Die notarielle Vollmacht, der erste Engpass

Die Vertretung wird mit einer Vollmacht nachgewiesen, die vor einem Notar im Sitzstaat des Unternehmens errichtet, apostilliert (oder konsularisch legalisiert, wenn der Staat dem Haager Übereinkommen nicht beigetreten ist) und beeidigt übersetzt wird. Hier gehen Wochen verloren, wegen eines Details, das kaum ein Anbieter erwähnt: Der ausländische Notar muss bestätigen, dass der Unterzeichnende zur Vertretung der Gesellschaft befugt ist, und darf sich nicht auf die Beglaubigung der Unterschrift beschränken. Eine Vollmacht ohne diese Vertretungsfeststellung weist die spanische Steuerverwaltung (AEAT) zurück. Wir haben das bei Bescheinigungen von US-notary publics gesehen und bei europäischen Notariaten, die nur die Unterschrift beglaubigen. In Deutschland etwa sollte der Notar nach Einsicht in das Handelsregister eine Vertretungsbescheinigung ausstellen (§ 21 Abs. 1 Nr. 1 BNotO), und die beeidigte Übersetzung muss diese Bescheinigung umfassen, nicht nur die Vollmacht.

Unsere Praxis: Wir entwerfen die Vollmacht selbst, zweisprachig, und das ausländische Notariat beurkundet sie nur noch.

2. Sozialversicherung: die Grundregel und ihre drei Ausnahmen

Ausgangspunkt ist der Arbeitsort. Wer in Spanien arbeitet, ist in Spanien versichert (Art. 11 Abs. 3 lit. a der Verordnung (EG) 883/2004), auch wenn der Arbeitgeber in Berlin sitzt und die Lohnabrechnung aus Dublin kommt. Mit dem Vereinigten Königreich gilt dieselbe Regel nach dem Protokoll zur Koordinierung der sozialen Sicherheit im Handels- und Kooperationsabkommen (Art. SSC.10). Bei einem Land ohne Abkommen, etwa Nigeria, gibt es gar keine Ausnahmen zu prüfen: Spanische Beiträge fallen ab dem ersten Tag an, und wer kein EU-Bürger ist, braucht zusätzlich eine Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis.

Bei Arbeitgebern aus der EU, dem EWR, der Schweiz oder dem Vereinigten Königreich gibt es drei Konstellationen, in denen die Sozialversicherung des Herkunftsstaats beibehalten werden kann, und sie werden oft verwechselt:

Ein Kriterium aus unserer Praxis: Steht fest, dass der Aufenthalt 24 Monate überschreiten wird, ergibt es keinen Sinn, die A1 nach Art. 12 auszuschöpfen und dann eine Verlängerung zu beantragen, die der Praktische Leitfaden für unvorhergesehene Umstände vorsieht. Man beantragt direkt die Vereinbarung nach Art. 16, mehrere Monate im Voraus, und bereitet Plan B — die spanische Anmeldung — parallel vor, denn bei einer Ablehnung gibt es keine Schonfrist. Solange der Arbeitnehmer im Herkunftsstaat versichert bleibt und in Spanien lebt, braucht er zusätzlich das Formular S1 für die Gesundheitsversorgung.

Das Bankkonto-Problem, das im ersten Gespräch niemand anspricht

Hier bleiben die meisten hängen, und sie merken es meist zu spät.

Die TGSS zieht Beiträge nur per Lastschrift oder elektronischer Zahlung ein, und beides setzt ein Kreditinstitut voraus, das als Kooperationspartner der spanischen Sozialversicherung zugelassen ist. Ein deutsches, französisches oder irisches Konto, so gut es sein mag, ist das nicht. Man kann die Beiträge weder nach Frankfurt abbuchen lassen noch per SEPA-Überweisung aus Lyon zahlen.

Es gibt drei echte Lösungen:

  1. Ein Konto bei einer spanischen Bank eröffnen. Funktioniert, aber für eine nicht ansässige Gesellschaft ohne Tätigkeit in Spanien kann die Sorgfaltsprüfung länger dauern als die gesamte Anmeldung, und viele Unternehmen wollen kein spanisches Konto.
  2. Die Kanzlei zahlt aus Mitteln, die das Unternehmen im Voraus hinterlegt. Das schlagen wir standardmäßig vor: Das Unternehmen hinterlegt etwa drei Monatsbeiträge auf einem getrennten, nur für dieses Mandat genutzten Konto, füllt es monatlich auf und erhält den Betrag am Ende zurück.
  3. Der Arbeitnehmer zahlt die Beiträge aus Mitteln, die ihm das Unternehmen überlässt, im Rahmen der Vereinbarung nach Art. 21 Abs. 2 der Verordnung 987/2009. Das ist legal und sinnvoll, wenn der Arbeitnehmer zugleich Gesellschafter ist. Bei einem Arbeitnehmer ohne diese Bindung trägt das Unternehmen das Risiko, dass das Geld nie bei der Tesorería ankommt, und haftet trotzdem.

3. Lohnsteuereinbehalt (IRPF): die Entscheidung, die man trifft, ohne es zu merken

Das ist der Teil, der uns am meisten beschäftigt und über den am wenigsten gesprochen wird.

Ein ausländisches Unternehmen, das in Spanien einstellt, geht meist davon aus, dass es IRPF einbehalten und die Modelos 111 und 190 abgeben muss, „wie jedes Unternehmen“. Viele Payroll-Anbieter setzen das voraus, weil ihre Software für spanische Arbeitgeber gebaut ist. Unsere Position: Eine ausländische Gesellschaft, die im spanischen Hoheitsgebiet keine Tätigkeit ausübt, ist nicht zum Einbehalt verpflichtet, und sie sollte ihn auch nicht freiwillig vornehmen.

Die Begründung liegt in der Frage, wer Abzugsverpflichteter ist. Art. 99.2 des IRPF-Gesetzes und Art. 76.1 der Durchführungsverordnung verlangen zweierlei zugleich: Einkünfte, die dem Einbehalt unterliegen, und einen Zahler, der gesetzlich zum Einbehalt verpflichtet ist. Für Nichtansässige erfassen die Buchstaben c) und d) von Art. 76.1 diejenigen, die in Spanien mit Betriebsstätte tätig sind, und für Löhne diejenigen, die ohne Betriebsstätte im spanischen Hoheitsgebiet tätig sind. Dass die Mitarbeiterin in Madrid wohnt und von ihrem Wohnzimmer aus arbeitet, macht ihren Arbeitgeber noch nicht zu jemandem, der in Spanien tätig ist.

Die Generaldirektion für Steuern (DGT) hat das mehrfach bestätigt: V2614-22 (Telearbeiterin eines Schweizer Unternehmens), V0057-23 (Schweizer und deutsche Arbeitgeber) und zuletzt V1339-26 vom Juni 2026, mit einem portugiesischen Unternehmen. Ist die Gesellschaft in Spanien weder mit noch ohne Betriebsstätte tätig, gehört sie nicht zu den Abzugsverpflichteten.

Zwei Einschränkungen, denn hier liegt die eigentliche Reibung.

Erstens: Das Kriterium wird im Einzelfall angewandt, und die Grundsatzfrage ist, was „im spanischen Hoheitsgebiet tätig sein“ bedeutet. Ein Unternehmen, das an spanische Kunden verkauft, jemanden mit spanischen Vertriebspartnern verhandeln lässt oder hier seine Leistungen erbringt, steht anders da als ein Unternehmen, dessen Grafikdesignerin aus Barcelona für die Zentrale arbeitet. Der Dreh- und Angelpunkt ist die Funktion der Stelle, und die wird vor der ersten Lohnabrechnung dokumentiert, nicht nach dem ersten Auskunftsersuchen des Finanzamts.

Zweitens, und das sagen wir jedem Mandanten: Einbehalt oder Nicht-Einbehalt entscheidet nicht über die Betriebsstätte. Das Gesetz selbst kennt den Nichtansässigen, der ohne Betriebsstätte einbehält; der Einbehalt begründet also keine Betriebsstätte, und der Verzicht darauf schützt nicht vor einer. Wer Ihnen rät, nicht einzubehalten, „um dem Finanzamt keine Hinweise zu geben“, liefert Ihnen ein falsches Argument. Was allerdings passiert: Ein Einbehalt, der nicht geschuldet ist, erzeugt einen Widerspruch zur eigenen Position. Das Unternehmen verhält sich wie jemand, der in Spanien tätig ist, und behauptet gleichzeitig das Gegenteil.

Was sich für den Arbeitnehmer ändert

Ohne Einbehalt erhält der Arbeitnehmer das Brutto abzüglich seines Sozialversicherungsanteils und zahlt die gesamte Einkommensteuer mit der Erklärung des Folgejahres. Er ist ab 15.876 € Arbeitseinkünften erklärungspflichtig, weil sein Zahler nicht zum Einbehalt verpflichtet ist (Art. 96.3.c LIRPF). Vorauszahlungen auf Arbeitseinkünfte gibt es nicht; was nicht monatlich zurückgelegt wird, ist im Juni auf einen Schlag fällig. Und weil das Unternehmen kein Modelo 190 abgibt, erscheint das Gehalt nicht in den vorausgefüllten Daten der Steuerverwaltung: Das Unternehmen muss ihm jährlich eine Gehaltsbescheinigung ausstellen.

Deshalb muss das Gespräch mit dem Arbeitnehmer vor der Unterschrift stattfinden: Sein monatliches Netto wird höher sein als das eines Kollegen bei einem spanischen Unternehmen, und ein Teil davon gehört ihm nicht. Sinnvoll ist, jeden Monat einen angemessenen Prozentsatz zurückzulegen und im Juni die Ratenzahlung 60/40 der Steuererklärung zu nutzen.

Kommt der Arbeitnehmer aus dem Ausland und optiert für das Impatriierten-Regime nach Art. 93 LIRPF — Pauschalsteuersatz von 24 % bis 600.000 € —, ist die Analyse zum Einbehalt dieselbe, mit einem formalen Unterschied: Bestünde eine Pflicht zum Einbehalt, liefe sie über die Formulare für Nichtansässige (216 und 296), nicht über 111 und 190; die Jahreserklärung ist das Modelo 151, nicht die gewöhnliche Erklärung. Die Frist für das Modelo 149 läuft: sechs Monate ab dem Tätigkeitsbeginn laut Anmeldung bei der spanischen Sozialversicherung oder laut dem Dokument, das die Versicherung im Herkunftsstaat aufrechterhält, etwa der A1 (Art. 116 RIRPF).

4. Betriebsstätte: weniger Angst, mehr Gestaltung

Die Betriebsstätte ist das Gespenst in all diesen Gesprächen, und man muss sie richtig einordnen.

Eine Betriebsstätte bedeutet, dass die ausländische Gesellschaft in Spanien Einkommensteuer für Nichtansässige auf den Gewinn zahlt, der ihrer Tätigkeit hier zuzurechnen ist. Sie kann auf zwei Wegen entstehen: durch eine feste Geschäftseinrichtung, über die das Unternehmen seine Tätigkeit ausübt, oder durch einen abhängigen Vertreter, der gewöhnlich Verträge im Namen des Unternehmens abschließt — und, in Abkommen, die Art. 12 des Multilateralen Instruments übernommen haben, die führende Rolle beim Vertragsabschluss spielt. Bezugspunkt ist Art. 5 des OECD-Musterabkommens, maßgeblich ist aber Art. 5 des jeweils anwendbaren Doppelbesteuerungsabkommens.

Zur Wohnung des Telearbeiters liefert die Aktualisierung der Kommentierung zu Art. 5 vom November 2025 (Tz. 44.1 bis 44.21) endlich einen praktikablen Maßstab. Arbeitet die Person in einem Zeitraum von zwölf Monaten weniger als 50 % ihrer Zeit von zu Hause, ist die Wohnung in der Regel keine Geschäftseinrichtung des Unternehmens. Über dieser Schwelle ist sie es auch nicht automatisch: Es kommt darauf an, ob es einen geschäftlichen Grund gibt, dass die Person von Spanien aus arbeitet — Nähe zu Kunden, Lieferanten oder Partnern, Geschäftsentwicklung hier. Talente halten oder Bürokosten sparen sind für sich genommen kein geschäftlicher Grund im Sinne der Kommentierung. Und eine Vollzeit-Telearbeitskraft in Spanien liegt immer über 50 %; in den Fällen, die wir sehen, entscheidet also der geschäftliche Grund.

Anders als man oft liest, lautet die entscheidende Frage nicht, wo der Mitarbeiter wohnt. Sie lautet, was er tut. Eine Designerin, ein Entwickler oder eine Assistentin der Geschäftsführung, die für die Organisation in Berlin, Cork oder Lyon arbeiten, ohne Kunden in Spanien und ohne Befugnis, das Unternehmen zu binden, werfen selten ein Problem auf. Eine Person, die spanische Kunden akquiriert und mit ihnen verhandelt, wirft es auf, auch wenn die Unterschrift im Ausland geleistet wird — und es reicht nicht, in den Vertrag zu schreiben, sie habe „keine Vollmacht“, wenn sie in der Praxis die Konditionen festzurrt und die Zentrale nur noch abzeichnet.

Die Betriebsstätte vermeidet man also nicht mit Klauseln, sondern mit geordneten Tatsachen: echte Freigabe der Verträge am Sitz, nachvollziehbar, wer entscheidet, keine Räume und keine Wohnung, die als Büro auftreten, keine Visitenkarten mit spanischer Adresse. Und man prüft Stelle für Stelle, vor der ersten Lohnabrechnung. Ist die Stelle im spanischen Markt vertrieblich, lautet die richtige Frage vermutlich nicht, wie man die Betriebsstätte vermeidet, sondern ob die Zeit für eine Tochtergesellschaft gekommen ist.

5. Der Vertrag: was man außer dem Vertrag unterschreiben muss

Ein spanischer Arbeitsvertrag für eine Person, die von zu Hause arbeitet, braucht mindestens:

6. Und der EOR?

Der Employer of Record löst den schnellen Start und hat seine Berechtigung. Aber das Unternehmen sollte wissen, was es kauft.

Erstens: Der EOR übernimmt das Betriebsstättenrisiko nicht. Die Betriebsstätte hängt davon ab, was die Person für das ausländische Unternehmen tut, nicht davon, wer die Lohnabrechnung unterschreibt. Verhandelt die Mitarbeiterin mit spanischen Kunden, besteht das Problem mit oder ohne EOR.

Zweitens: Je nach Ausgestaltung kann ein EOR eine unzulässige Arbeitnehmerüberlassung nach Art. 43 Estatuto de los Trabajadores darstellen. Ist er kein zugelassenes Zeitarbeitsunternehmen, aus diesem Grund; ist er es, weil die Überlassung nur für vorübergehenden Bedarf zulässig ist (Art. 6.2 Ley 14/1994), nicht für eine unbefristete Stelle. Verleiher und Entleiher haften gesamtschuldnerisch (Art. 43.3 ET).

Drittens, und das sehen wir derzeit am häufigsten: Unternehmen, die den EOR verlassen, um direkt einzustellen. Bei diesem Wechsel erkennen wir im neuen Vertrag die Betriebszugehörigkeit aus der EOR-Zeit ausdrücklich an. Das ist aus Sicht des Arbeitnehmers richtig und schließt den wichtigsten Weg für eine Klage wegen unzulässiger Überlassung. Die Betriebszugehörigkeit neu beginnen zu lassen, um eine künftige Abfindung zu sparen, ist die schlechteste Sparmaßnahme überhaupt.

7. Fristen und Kosten, ungeschönt

Fristen. Bei vollständigen Gesellschaftsunterlagen ist der realistische Weg vier bis sieben Wochen: ein bis drei für Vollmacht, Apostille und beeidigte Übersetzung; zwei bis drei für NIF, Anmeldung bei der TGSS und Anmeldung des Arbeitnehmers. Die Person darf vor der Anmeldung nicht von Spanien aus arbeiten, es sei denn, sie ist durch eine A1 oder eine Vereinbarung nach Art. 16 gedeckt. Schreibt uns jemand Mitte eines Monats und will am Ersten des Folgemonats anfangen, lautet die ehrliche Antwort: Anfang des übernächsten Monats.

Kosten. Der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung liegt 2026 bei rund 32 % des Gehalts: 23,60 % allgemeine Risiken, 5,50 % Arbeitslosigkeit bei unbefristetem Vertrag, 0,20 % FOGASA, 0,60 % Berufsbildung, 0,75 % Mecanismo de Equidad Intergeneracional und der Unfallversicherungssatz (1,50 % für Büropersonal, Annahme dieser Berechnung). Bei 45.000 € Bruttogehalt sind das rund 14.500 € jährlich zulasten des Unternehmens, zuzüglich 6,50 %, die dem Arbeitnehmer vom Lohn abgezogen werden. Die Beiträge werden monatlich nachträglich, innerhalb des Folgemonats, abgeführt. Die Beitragsbemessungsgrenze liegt bei 5.101,20 € monatlich; darüber gilt der Solidaritätsbeitrag, und der MEI steigt 2027.

Eines dieser zehn Unternehmen hat sich entschieden, nicht nach Spanien zu gehen, und nicht wegen unseres Honorars: Nach Addition von Beiträgen und Struktur lagen die Gesamtkosten einer Stelle in Spanien über dem Budget. Das ist eine völlig rationale Entscheidung, und wir sehen sie lieber vor der Unterschrift als nach der ersten Beitragsabrechnung.

Vor der ersten Lohnabrechnung

Als Checkliste:

  1. Aufgaben der Stelle schriftlich festgehalten: Kunden, Lieferanten, Verhandlung, Zeichnungsbefugnis.
  2. Anwendbares Sozialversicherungsrecht bestimmt (Art. 11, 12, 13 oder 16 der Verordnung 883/2004) und gegebenenfalls A1 oder Ausnahmevereinbarung beantragt.
  3. Notarielle Vollmacht mit Vertretungsfeststellung, Apostille (oder konsularischer Legalisation) und beeidigter Übersetzung.
  4. NIF für Nichtansässige, CCC und Anmeldung des Arbeitnehmers vor dem ersten Tag.
  5. Zahlungsweg für die Beiträge geklärt.
  6. Position zum Einbehalt festgelegt und dokumentiert, Arbeitnehmer über die Folgen für seine Steuererklärung informiert.
  7. Vertrag, Telearbeitsvereinbarung, Tarifvertrag bestimmt, Heimarbeitsplatz beurteilt.
  8. Kommt der Arbeitnehmer aus dem Ausland: Modelo 149 innerhalb von sechs Monaten.

Unsere Position nach zehn Fällen in acht Wochen: Für ein Unternehmen mit einem, zwei oder drei Mitarbeitenden in Spanien, die für die Organisation im Herkunftsstaat arbeiten und nicht in den spanischen Markt verkaufen, ist die direkte Anmeldung als nicht ansässiger Arbeitgeber die richtige Struktur — günstiger als eine Tochtergesellschaft und auf lange Sicht sauberer als ein EOR. An dem Tag, an dem eine dieser Personen beginnt, Geschäfte mit spanischen Kunden abzuschließen, ist die Frage keine Lohnfrage mehr, sondern eine der Gesellschaftsstruktur — und man stellt sie besser selbst, bevor es die Steuerverwaltung tut.